Comunicación Efectiva, piedra angular para la creación de valor en la Dirección de Proyectos

Acerca del trabajo en equipo se ha investigado y escrito mucho, sin embargo, hoy en día sigue siendo un reto para los Directores de Proyectos como factor clave en la búsqueda de la excelencia para la creación de valor en la ejecución de proyectos.

En el trabajo en equipo están presentes ciertos elementos, dentro de los cuales la comunicación es fundamental. Según Robbins y Coulter (2010), un equipo de trabajo se caracteriza por un rol de liderazgo compartido; los miembros tienen responsabilidad por uno mismo y por el equipo; se crea un propósito específico; el trabajo se hace de manera colectiva; las reuniones se caracterizan por debates abiertos y por colaborar en la solución de problemas; el desempeño se mide directamente al evaluar de manera colectiva el trabajo resultante, y el trabajo se decide y se realiza en conjunto. Para cumplir con esto es imprescindible que exista una comunicación efectiva.

En este orden de ideas, la comunicación no es solo dar información y que el otro la reciba. La comunicación es un proceso complejo, sobre todo cuando se trata de transmitir mensajes dentro de una organización que tiene como objetivo entender la necesidad del cliente y transformarla en un producto y/o servicio que cumpla con ciertas especificaciones.

“La comunicación es un proceso complejo, sobre todo cuando se trata de transmitir mensajes dentro de una organización”.

La comunicación consiste en la creación de significados compartidos a través de procesos simbólicos (Ferrer, 1994), es decir, que quienes intervienen en el proceso comunicativo utilizan símbolos predefinidos para que fluya el mensaje y se entiendan. Y yendo un poco más allá, aplican diversas estrategias para transmitir “algo” y que ese “algo” sea comprendido de la misma manera dentro del contexto que lo rodea y, finalmente, produzca un resultado, un compromiso o una toma de decisión, si lo llevamos al plano organizacional.

En el proceso de la comunicación intervien diversos factores, tales como la expresión, el lenguaje y el ambiente, los cuales cambian continuamente porque es un proceso social y los seres humanos estamos en constante cambio, de allí la importancia de conocer los componentes de la comunicación y las estrategias para su aplicación, con la finalidad de irnos adaptando a cada situación en particular.

Tomando como base el modelo de comunicación transaccional de David K. Berlo, quien en su libro El proceso de la comunicación (1980) hace referencia a todos y cada uno de ellos: fuente (codificador), emisor (codificador), receptor (decodificador), mensaje, canal, retroalimentación, ruido y contexto; destacando que la interacción adecuada entre ellos es la que hace posible que se logre la comunicación efectiva dentro de un quipo de trabajo, donde el Director del Proyecto debe marcar la pauta para que fluya la información.

La comunicación efectiva es aquella que logra el objetivo para la cual se ha realizado, en otras palabras, el emisor logra que el receptor entienda el mensaje enviado con todas sus especificaciones y le permita dar el siguiente paso. En el ámbito organizacional, cuando estamos en la fase de ejecución de un proyecto dentro de la industria petrolera, su propósito sin duda alguna será más que todo para informar y actuar, por lo tanto, realizar reuniones con todo el equipo y que no se definan claramente las tareas, los responsables, los recursos y las fechas compromisos es un aviso de que un proyecto se convertirá en un caos.

La reflexión anterior nace de las experiencias en las cuales el líder muchas veces no cumple con su rol de comunicador y facilitador dentro del equipo para que se realicen las actividades creando un flujo de valor, sino que más bien se crean obstáculos, ya que por la premura de querer cerrar un contrato con un cliente específico sin tener una estrategia de negociación definida, no es capaz de transmitir al resto de los miembros del equipo el objetivo y alcance del proyecto, propicindo así un ambiente de incertidumbre.

El Director de Proyectos puede ser muy bueno creando oportunidades de negocio y exponiendo ideas, pero si no entiende cuál es realmente la necesidad del cliente y no es capaz de transmitir ese grado de insatisfacción al resto del equipo, muy difícilmente se podrá crear una solución técnica y económicamente factible.

*/ Marbellys Beatriz Chacón Socorro es Ingeniera Industrial egresada de la Universidad del Zulia en Maracaibo, Venezuela, y cuenta con una Especialización en Ingeniería de Petróleo y una Maestría en Gerencia de Proyectos Industriales. Es especialista en Análisis de Riesgo e Incertidumbre en Proyectos de Exploración y Producción, y en Optimización Integral de Estrategias de Negocio para la Industria Petrolera. Desde hace 23 años se desempeña dentro de la industria petrolera internacional dirigiendo proyectos en Venezuela, México y Brasil, en el área de Diseño y Evaluación de Planes de Explotación de Hidrocarburos; Diseño y Evaluación de Casos de Negocios para la Industria Petrolera, y Optimización del Portafolio de Proyectos de Inversión. Ha logrado combinar su trabajo con su pasión por la docencia al desempeñarse como profesora en diferentes universidades de Venezuela y México. Actualmente es Ingeniera Consultora y Project Manager en la empresa Reliability & Risk Management (R2M) y forma parte del Centro de Desarrollo Tecnológico e Investigación Aplicada CIATEQ como Profesora en la Maestría de Dirección y Gestión de Proyectos de Ingeniería. Participa activamente en el fortalecimiento de la mujer dentro de la industria energética al ser miembro de la organización Women’s Energy Network – México.

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