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- Limitar la duración de la reunión a máximo1 o 2 horas – en una reunión más larga se hará difícil, si no imposible, mantener la atención. La reunión debe centrarse en aportar ideas y acordar acciones, no en el reporting.
- Eliminar los PowerPoints y las presentaciones ejecutivas y redactar en Word de forma muy concreta qué info se tiene y qué se requiere de los participantes. Esta recomendación aplicaría a cualquier reunión pero es especialmente necesaria en un entorno virtual que facilita que los participantes no estén en modo escucha pasiva, revisando su correo, respondiendo mensajes, jugueteando con el perro, etcétera… En definitiva, distrayéndose en lugar de aportar valor.
- Evitar el reporting – en este momento no se trata de hablar de lo mal que van las cosas, sino de definir cómo vamos a enfocar los puntos críticos. Se trata de generar ideas entre todos, no de informar sobre malas noticias. SPOILER DE LA SITUACIÓN – en el corto plazo la mayoría de empresas no van a tener buenas noticias.
- Limitar los temas a tratar – la agenda no debería contemplar más de dos o tres puntos fundamentales. Incluir más puntos dificultará finalizar la reunión puntualmente.
- Cómo ayudar – preparar los documentos de lectura previa de modo que aporten el máximo de antecedentes a las cuestiones que los participantes deberán responder. ¿Cuál es el problema? ¿Por qué queremos hablar de esto? ¿Qué se ha hecho ya al respecto? ¿Qué asumimos que va a pasar? y muy especialmente ¿Cuáles son las inquietudes del equipo y que medidas proponen?
